Déplacements professionnels et code du travail : ce que les entreprises doivent savoir

Les déplacements professionnels font partie intégrante de la vie en entreprise. Qu’il s’agisse de rendez-vous clients, de visites de chantiers dans le secteur du BTP, de missions à l’étranger ou de réunions inter sites, ces trajets sont encadrés par des règles précises du code du travail. Pourtant, leur gestion reste souvent floue, notamment lorsqu’il s’agit de flottes automobiles. Découvrez les obligations légales à respecter, qu’il s’agisse de temps de déplacement professionnel, de récupération ou de frais engagés.

 

Ce que dit le code du travail sur les déplacements professionnels

Le droit du travail encadre plusieurs aspects essentiels liés à la mobilité professionnelle :

• Temps de déplacement : Le temps passé à se rendre sur un lieu de mission en dehors du lieu habituel n’est pas considéré comme du temps de travail effectif, sauf exceptions (article L3121-4). Toutefois, il ouvre droit à une compensation (repos, majoration ou indemnité).

• Déplacement professionnel en dehors des heures de travail : Lorsque le trajet s’effectue en dehors des horaires contractuels, une procédure de délai de prévenance doit être respectée par l’entreprise, et des compensations peuvent s’appliquer.

• Frais de déplacements professionnels : L’employeur est tenu d’assurer le remboursement des frais engagés (transport, carburant, indemnité kilométrique, hébergement, repas). Ces dépenses doivent être justifiées, même pendant un weekend ou un jour férié, si la mission le justifie.

• Trajet professionnel et assurance : L’entreprise doit veiller à ce que les véhicules utilisés soient couverts, y compris pour les trajets professionnels, et informer les salariés des règles en vigueur.

• Obligation de l’employeur en cas de déplacement professionnel : L’employeur doit garantir la sécurité, l’assurance et la prise en charge des frais et des risques inhérents aux missions. Il a aussi l’obligation d'informer les salariés via une définition claire du contrat de travail sur les modalités de mobilité.

Dans un contexte où la gestion des déplacements professionnels devient stratégique, une organisation rigoureuse est indispensable.

 

Pourquoi structurer la gestion des déplacements professionnels ?

Un mauvais suivi des déplacements peut entraîner :

• Des risques juridiques : non-respect des temps de repos, défaut de procédure, absence de justificatifs.

• Des pertes financières : doublons dans les réservations, remboursements erronés.

• Une opacité des coûts : carburant, amendes, entretiens, indemnités kilométriques.

• Une surcharge administrative pour les RH ou les gestionnaires de flotte.

 

Autopartage et convoyage : des solutions flexibles, mais à structurer

1-L’autopartage d’entreprise

L’autopartage consiste à mettre des véhicules à disposition de plusieurs salariés selon leurs besoins, avec des réservations à la demande. Ce mode de gestion de déplacement professionnel offre de nombreux avantages :

• Réduction du volume de véhicules dans le parc automobile (moins de gestion, moins de frais de déplacement),

• Une meilleure affectation selon les heures de travail

• Diminution des coûts (achat, entretien, assurance),

• Meilleure traçabilité des trajets professionnels.

Mais sans un système de planification et de suivi intelligent, l’autopartage peut vite devenir source de conflits d’usage, d’oublis ou de surcharge administrative.

2-Le convoyage de véhicules

Le convoyage, c’est le transfert de véhicules d’un point A à un point B (entre agences, chantiers, ou vers des clients). Ces trajets doivent être sécurisés, planifiés, tracés et doivent être :  

• Planifié dans le respect des temps de travail,

• Traçable pour justifier la récupération éventuelle,

• Intégré aux déclarations sociales si effectué sur un weekend ou un jour férié.

 

Comment Dadycar aide à gérer ces déplacements dans le respect du code du travail ?

Dadycar est une solution SaaS complète conçue pour faciliter et fiabiliser la gestion de flotte automobile. Elle accompagne les entreprises dans le respect de leurs obligations légales et dans la rationalisation de leur mobilité professionnelle.

Gestion automatisée des trajets et du temps

• Suivi GPS en temps réel des véhicules connectés (OEM),

• Grâce à la télématique embarquée, chaque déplacement est tracé : durée, distance, pauses, itinéraire…

• Enregistrement automatique des heures de départ, d’arrivée et des distances, 

• Calculs précis pour les compensations horaires liées aux déplacements.

Automatisation des frais et des documents

• Rattachez chaque déplacement à un collaborateur.

• Centralisez les justificatifs, et automatisez les remboursements.

Organisation fluide de l’autopartage

• Réservation intelligente des véhicules disponibles,

• Attribution automatique selon les profils ou les trajets,

• Accès à l’historique des trajets par utilisateur.

Planification du convoyage

• Outil de planification des transferts avec alertes,

• Traçabilité des missions et respect des temps de conduite,

• Coordination multi-sites des besoins de mobilité.

Conformité réglementaire

• Alertes pour contrôle technique, maintenance, désignations ANTAI,

• Archivage des trajets, documents, contrats et fiches de mission,

• Respect du RGPD et sécurisation des données.

Analyse de la performance

• Suivi du coût total de possession (TCO) par véhicule,

• Rapports de mobilité, d’usage, et de charge des conducteurs,

• Optimisation des affectations et du volume de flotte.

 

Conclusion

Dans un environnement réglementé et en évolution, les entreprises doivent repenser leur approche de la mobilité professionnelle. Avec Dadycar, elles disposent d’un outil centralisé et intelligent pour planifier, suivre et optimiser leur flotte tout en assurant leur conformité réglementaire.

Un pilotage moderne et sécurisé de vos trajets professionnels n’est plus une option, c’est un levier de performance.